Czy biuro rachunkowe musi być wpisane do rejestru BDO?

Czy biuro rachunkowe musi być wpisane do rejestru BDO? Odpowiedź jest jednoznaczna: biuro rachunkowe nie musi być rejestrowane w BDO, o ile nie prowadzi działalności objętej obowiązkiem wpisu do rejestru. Obowiązek ten pojawia się wyłącznie wtedy, gdy biuro rachunkowe realizuje czynności z zakresu gospodarowania odpadami lub wprowadza na rynek produkty wymienione w przepisach BDO. Poniżej znajdują się szczegółowe wyjaśnienia najważniejszych kwestii dotyczących rejestracji biur rachunkowych w BDO.

BDO – czym jest i jakie są podstawowe obowiązki?

BDO to elektroniczny rejestr prowadzony przez wojewódzkie urzędy marszałkowskie. Jego celem jest rejestracja i nadzór nad podmiotami wprowadzającymi produkty, opakowania lub gospodarującymi odpadami. Obowiązek wpisu do BDO dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców czynnie uczestniczących w tego typu działalności. Kluczowe elementy systemu BDO obejmują wpis do rejestru, uzyskanie numeru rejestrowego, wypełnianie obowiązków ewidencyjnych oraz odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie dokumentacji.

Dla podmiotów podlegających BDO, konieczne jest umieszczanie numeru rejestrowego na ważnych dokumentach firmowych, takich jak faktury, umowy i karty ewidencji odpadów. System BDO umożliwia także weryfikację kontrahentów i zapewnia transparentność obrotu towarami oraz odpadami.

Kiedy biuro rachunkowe podlega obowiązkowi wpisu do BDO?

Standardowa działalność biura rachunkowego, polegająca na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych, nie powoduje obowiązku rejestracji w BDO. Biuro rachunkowe musi uzyskać wpis do BDO wyłącznie wtedy, gdy prowadzi działalność związaną z odpadami (np. transport, zbieranie, przetwarzanie odpadów) lub wprowadza na rynek produkty objęte rejestrem – takie jak sprzęt elektroniczny, baterie czy opakowania. W praktyce oznacza to, że większość biur rachunkowych nie spełnia warunków wymienionych w przepisach.

Każda sytuacja wymagająca wpisu jest wyjątkiem od reguły i wynika z indywidualnego profilu działalności danego biura rachunkowego. Warto regularnie weryfikować zakres własnych czynności, zwłaszcza w świetle zmian legislacyjnych.

Proces rejestracji w BDO oraz numer rejestrowy

Rejestracja w BDO odbywa się na wniosek podmiotu. Wniosek składa się do marszałka województwa właściwego ze względu na siedzibę firmy. Po przyjęciu formalnie poprawnego wniosku wpis do rejestru następuje maksymalnie w ciągu 30 dni, a podmiot otrzymuje indywidualny numer rejestrowy BDO. Ten numer należy obowiązkowo zamieszczać na dokumentacji związanej z działalnością objętą systemem BDO.

Nieprawidłowe, zaniechane lub nieterminowe wykonanie obowiązków rejestracyjnych może skutkować kontrolami, ograniczeniami oraz poważnymi konsekwencjami finansowymi.

Konsekwencje braku wpisu do BDO i sankcje prawne

Brak wpisu do rejestru BDO przez podmioty, które są do tego zobowiązane, wiąże się z bardzo surowymi konsekwencjami. Przede wszystkim grożą grzywny od 100 zł do ponad 1 miliona złotych oraz administracyjne kary pieniężne do 1 miliona złotych. Sankcjami objęte są zarówno prowadzenie działalności bez wymaganego wpisu, jak i brak numeru BDO na dokumentach firmowych.

Wprowadzenie zaostrzonych przepisów w 2025 roku rozszerzyło katalog kontrolowanych podmiotów oraz zwiększyło rygor audytów i wysokość sankcji. Aktualnie, firmy są zobowiązane do stałego monitorowania swoich obowiązków względem BDO i dbania o aktualizację wpisu oraz szkolenie personelu z nowych wymagań.

Zakres działalności podlegającej rejestracji w BDO

Nie każda firma musi uzyskać wpis do BDO. Rejestr obejmuje głównie importerów, producentów, podmioty wprowadzające na rynek określone produkty – w tym baterie, urządzenia elektroniczne, pojazdy – oraz przedsiębiorców zajmujących się transportem, zbieraniem, przetwarzaniem czy utylizacją odpadów. Około 20 rodzajów działalności zostało objętych tym obowiązkiem, jednak biura rachunkowe nie znajdują się wśród nich jako standardowo zobligowane do rejestracji.

Wyjątek pojawia się wyłącznie przy prowadzeniu działalności faktycznie generującej odpady podlegające rejestrowi BDO lub przy wprowadzaniu produktów wymienionych w przepisach.

Obowiązki ewidencyjne, sprawozdawcze i kontrolne

Podmioty zobowiązane do wpisu w BDO mają obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji oraz regularnego sprawozdawania swojej działalności w elektronicznym rejestrze. Obejmuje to przygotowywanie dokumentów ewidencyjnych, aktualizację danych i zachowanie transparentności w kontakcie z organami kontrolnymi.

Dla biur rachunkowych, które jednak zostały objęte obowiązkiem rejestracji – na przykład przez działalność związaną z gospodarowaniem odpadami – te wymogi mają pełną moc prawną. Niezrealizowanie ich w terminie może skutkować konsekwencjami administracyjnymi oraz utrudnić lub uniemożliwić prowadzenie działalności.

BDO jako narzędzie weryfikacji i nadzoru

Elektroniczny rejestr BDO pełni funkcję nie tylko ewidencyjną, ale także kontrolną. Umożliwia organom ochrony środowiska oraz wojewódzkim urzędom marszałkowskim bieżącą weryfikację przestrzegania przepisów oraz nadzór nad transparentnością obrotu towarami i odpadami objętymi tym systemem. BDO usprawnia procesy nadzorowania rynku, umożliwiając szybkie wykrywanie nieprawidłowości oraz wymuszając większą odpowiedzialność za realizację przepisów.

Podsumowanie – obowiązek BDO w biurach rachunkowych

Biuro rachunkowe nie musi być wpisane do rejestru BDO, jeżeli nie prowadzi działalności objętej obowiązkiem rejestracyjnym. Odpowiedzialność za prawidłową interpretację i realizację obowiązków spoczywa na przedsiębiorcy, dlatego rekomendowane jest stałe monitorowanie aktualizacji przepisów oraz precyzyjna analiza zakresu prowadzonej działalności. W sytuacji, gdy biuro rachunkowe zajmuje się wytwarzaniem odpadów lub wprowadzaniem na rynek produktów objętych ustawą, rejestracja w BDO i przestrzeganie związanych z nią wymogów staje się koniecznością. Prowadząc standardową działalność księgową, taki obowiązek jednak nie występuje.