Spis z natury to kluczowy element inwentaryzacji w każdej firmie. Prawidłowe jego wypełnienie ma znaczenie nie tylko formalne, ale przede wszystkim praktyczne. Dowiedz się, jak zrobić to zgodnie z przepisami i uniknąć typowych błędów.
Czym jest spis z natury i kiedy należy go przeprowadzić?
Spis z natury to dokument potwierdzający stan faktyczny składników majątku firmy. Przeprowadza się go głównie na koniec roku obrotowego, ale także przy zmianach personalnych czy zdarzeniach losowych.
Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości. Dla małych firm wystarczy raz w roku, większe podmioty często robią to częściej, by mieć lepszą kontrolę nad stanem magazynowym.
Elementy prawidłowo wypełnionego arkusza spisu z natury
Arkusz spisu z natury musi zawierać konkretne elementy formalne. Na górze dokumentu umieszczamy dane identyfikacyjne firmy oraz informacje o miejscu i czasie spisu.
Kluczowe pola to numer kolejny pozycji, nazwa towaru, jednostka miary, ilość stwierdzona oraz cena jednostkowa. Wartość wyliczamy poprzez pomnożenie ilości przez cenę.
Na dole dokumentu znajdują się podpisy osób odpowiedzialnych – członków komisji inwentaryzacyjnej oraz osoby materialnie odpowiedzialnej.
Jak przeprowadzić spis z natury krok po kroku?
Rozpoczynamy od powołania komisji inwentaryzacyjnej. To ona odpowiada za prawidłowy przebieg spisu i jego dokumentację.
Następnie przeprowadzamy fizyczne liczenie, ważenie lub pomiary składników majątku. Wyniki na bieżąco zapisujemy w arkuszu spisowym.
Po zakończeniu spisu komisja sprawdza poprawność obliczeń i kompletność zapisów. Arkusze spisu z natury numerujemy i podpisujemy.
Najczęstsze błędy przy wypełnianiu spisu z natury
Podstawowym błędem jest nieprecyzyjne opisywanie towarów, co może prowadzić do pomyłek w identyfikacji. Nazwy muszą być jednoznaczne i zgodne z dokumentacją.
Kolejny problem to pomijanie niektórych składników majątku lub błędne przeliczenie ich ilości. Dlatego tak ważne jest dokładne sprawdzenie każdej pozycji.
Częstym uchybieniem jest też brak wymaganych podpisów lub dat, co może podważyć ważność całego dokumentu.
Praktyczne wskazówki dotyczące inwentaryzacji
Inwentaryzację najlepiej przeprowadzać systematycznie, nie zostawiając wszystkiego na ostatnią chwilę. Warto przygotować się odpowiednio wcześniej.
Dobrą praktyką jest uporządkowanie magazynu przed spisem – ułatwia to liczenie i zmniejsza ryzyko pominięcia niektórych pozycji.
Warto też korzystać z narzędzi elektronicznych wspomagających proces inwentaryzacji. Znacząco przyspiesza to pracę i minimalizuje ryzyko błędów obliczeniowych.
Archiwizacja i przechowywanie dokumentów spisowych
Dokumentację spisu z natury należy przechowywać przez okres wymagany przepisami – zazwyczaj 5 lat. Warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenie dokumentów.
Coraz więcej firm decyduje się na digitalizację dokumentacji spisowej. Pamiętajmy jednak, że oryginały papierowe też musimy zachować przez wymagany okres.
PM20.gorzow.pl to nowoczesny portal ogólnotematyczny, który łączy lokalną perspektywę z globalnymi trendami. Dostarczamy wartościowe treści z obszarów biznesu, technologii, lifestyle’u, zdrowia i kultury. Nasz zespół doświadczonych dziennikarzy i ekspertów dba o najwyższą jakość publikowanych materiałów, łącząc rzetelność z innowacyjnym podejściem do przekazywania informacji.